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SIL'ESA - informations générales


SIL'ESA : Réponses aux questions fréquemment posées (FAQ)

 

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• Présentation du logiciel SIL’ESA
• SIL’ESA : Réponses aux questions fréquemment posées

  SIL’ESA : Réponses aux questions fréquemment posées

Pour tout savoir sur la mise en place du nouveau logiciel SIL’ESA vous trouverez ci-dessous les réponses à toutes vos questions.

Cliquez sur les questions pour voir les réponses...

Vous pouvez également télécharger le document complet ci-contre...

Commercial

Quel est le coût du logiciel ?

  • Le coût pour les adhérents à CHANTIER école est :
    • Mise en place d’une instance du logiciel par structure adhérente à CHANTIER école avec récupération de données LEA ou du modèle Excel que RézoSocial fournit, 1 fois : 300 € HT (360 € TTC)
    • Abonnement mensuel par structure : 50 € HT (60 € TTC).
      Le nombre d’utilisateurs n’est pas limité. Les utilisateurs sont des personnes physiques. Les utilisateurs se voient confiés un identifiant et un mot de passe dont ils sont garants.
    • Récupération de données autre que LEA ou fichier RézoSocial : sur devis
  • Le coût pour les non adhérents est de 90 € HT/mois (108 € TTC/mois)

La non ré-adhésion à CHANTIER école n’entraine pas automatiquement la perte du logiciel SIL’ESA, mais le tarif sera ajusté.

Que recouvre le coût de l’abonnement mensuel ?

Le coût de l’abonnement mensuel correspond :

  • au droit d’utilisation du logiciel
  • à l’hébergement de l’application
  • à l’hébergement des données de l’application
  • à l’hébergement des fichiers joints
  • à la maintenance du logiciel et aux correctifs associés
  • à l’évolution du logiciel : toutes les nouvelles fonctionnalités mises en place pour SIL’ESA sont disponibles pour toutes les structures abonnées
  • à l’assistance par mail et par téléphone : votre structure nommera un référent qui assurera la coordination entre l’assistance et les utilisateurs. CHANTIER école et RézoSocial interviendront en tant que support de second niveau auprès du référent. L’assistance de second niveau vise à assurer le fonctionnement opérationnel du logiciel et de répondre aux questions. Un outil d’assistance par tickets est mis en place afin de faciliter la remontée des incidents et questions
  • à la sauvegarde quotidienne des données. Ces sauvegardes sont conservées pendant 3 mois

Puis-je utiliser le logiciel d’où je veux, quand je veux ?

Oui. Le logiciel est accessible à partir du moment où vous disposez d’un ordinateur avec accès à Internet. Vous pouvez donc l’utiliser au bureau, sur chacun de vos sites, en déplacement, de chez vous...

Le logiciel est accessible à tout moment.

Peut-on utiliser le logiciel à plusieurs ?

Oui. Le logiciel est multi-utilisateurs. Votre structure peut avoir autant d’utilisateurs que souhaité ; cela n’a pas d’impact sur le prix de l’abonnement.

Notre association porte plusieurs ACI. Le logiciel est-il capable de gérer cela. Y a-t-il un impact sur le prix ?

Oui, il est possible de définir plusieurs ACI dans le logiciel et d’affecter les bénéficiaires à l’ACI auquel ils sont rattachés.

Le prix ci-dessus est valable pour un adhérent, quelque soit le nombre d’ACI qu’il porte.

Notre association porte également d’autres types de structures (EI, CHRS...). Est-il possible d’utiliser SIL’ESA pour ces structures ?

Oui, tout à fait.

Le paramétrage du logiciel sera forcément différent, car l’accompagnement des bénéficiaires est différent.

RézoSocial peut adapter le logiciel SIL’ESA à vos spécificités. Vous pouvez envoyer un mail à silesa@chantierecole.org pour que nous étudions votre demande.

Y a-t-il des coûts d’installation complémentaires à prévoir ?

Non.

Il n’est pas nécessaire d’installer le logiciel sur un serveur ou sur les ordinateurs. Il n’est pas nécessaire d’investir dans du matériel spécifique, ni de faire appel à un informaticien pour l’installation ou la maintenance.

Quels sont les prérequis techniques pour accéder au logiciel ?

Vous devez posséder :

  • un ordinateur connecté à Internet
  • un navigateur Mozilla Firefox ou Google Chrome de version récente (Internet Explorer et Edge ne sont pas supportés)

Pour l’exploitation statistiques vous devez avoir Windows 7 ou supérieur. Si vous n’êtes pas sous Windows des solutions existent. Contactez le support.

Sur la ligne Internet utilisée, les ports 433 et tcp/3389 doivent être autorisés en sortie, ce qui est le cas dans la grande majorité des structures (ce sont les ports par défaut).

Ma structure est installée sur plusieurs sites. Le logiciel facilite-t-il le partage d’informations entre ces sites ?

Oui.

C’est un des avantages de SIL’ESA : il n’est pas installé dans votre structure et il est accessible de partout.

Pas besoin de votre côté de prévoir des solutions réseaux complexes pour faire communiquer vos sites entre eux.

Le partage d’informations sur les bénéficiaires entre des permanents répartis entre différents sites est donc facilité.

Qui facturera ? Avec qui sera passé le contrat ?

Le contrat est passé entre la structure et RézoSocial qui facturera directement à la structure.

Quelle est la période d’engagement ?

La période initiale d’engagement est de 2 ans. Elle est ensuite reconduite chaque année.

Pourquoi passer d’un logiciel gratuit (LEA) à un logiciel payant ?

LEA est gratuit pour les structures mais a un coût pour CHANTIER école. Ce coût ne peut plus être supporté par CHANTIER école.

Par ailleurs, le logiciel SIL’ESA n’implique pas de coût indirect d’installation ni de maintenance, puisque les informaticiens de la structure n’ont pas à se préoccuper de l’installation technique, de la sauvegarde ou de la maintenance.

Comment passer commande ?

Pour passer commande vous devez envoyer une demande par mail à silesa@chantierecole.org.

Cette demande sera traitée par RézoSocial qui vous enverra un bon de commande, les conditions générales d’abonnement au service ainsi qu’un questionnaire.

Une fois ces documents remplis et retournés, l’équipe RézoSocial vous contactera pour la mise à disposition du logiciel.

Y aura-t-il des formations ?

Le logiciel est ergonomique et facile à prendre en main. Des tutoriels vidéos et papiers sont mis à disposition des utilisateurs.

Des sessions de formations intra-structures ou inter-structures CHANTIER école, sur Paris ou en régions peuvent être organisées à la demande. Merci de prendre contact avec l’association CHANTIER école de votre région.

Est il possible de tester sur une version de démonstration ?

Des démonstrations en ligne sont organisées régulièrement. Contactez RézoSocial pour connaître les dates : demo-ce@rezosocial.org

Est ce que LEA va être abandonné ?

LEA est un logiciel sous Access que vous pouvez continuer à utiliser, mais il n’évoluera plus et CHANTIER école n’en assure plus le support.

Y a-t-il un SAV ? une assistance ?

Oui, une assistance est prévue sur les horaires de bureau (9h00 à 18h00, heure de Paris).

Votre structure nommera un référent qui assurera la coordination entre l’assistance et les utilisateurs. CHANTIER école et RézoSocial interviendront en tant que support de second niveau auprès du référent. L’assistance de second niveau vise à assurer le fonctionnement opérationnel du logiciel et de répondre aux questions.

Un outil d’assistance par tickets est mis en place afin de faciliter la remontée des incidents et questions.

RézoSocial s’engage-t-il à ce que le logiciel soit toujours accessible ?

En cas de panne d’accès au logiciel, RézoSocial s’engage à intervenir dans les deux heures ouvrées maximum après sollicitation par mail ou par ticket (GTI : Garantie de temps d’intervention).

RézoSocial s’engage à remettre en fonctionnement le service dans les 8 heures ouvrées après sollicitation par mail ou par ticket (GTR : Garantie de temps de rétablissement).

Propriété et Confidentialité des données - Sécurité - CNIL

Où sont stockées les données ?

L’application et ses données sont stockées sur des serveurs privés de RézoSocial, chez un hébergeur externe.

L’hébergeur est français ; les serveurs sont situés en France.

A qui appartiennent les données ?

Les données sont la propriétés de la structure. Elle peut les récupérer à tout moment par l’intermédiaire de l’outil statistique ou sur demande à RézoSocial qui les fournira au format CSV ou au format Excel.

CHANTIER école a-t-il accès au données ?

L’utilisation du logiciel par un adhérent facilite la remontée d’information pour l’observatoire CHANTIER école.

CHANTIER école n’a pas accès à l’ensemble des données. CHANTIER école récupère uniquement des données anonymes et administratives dans le cadre de l’observatoire national.

RézoSocial a-t-il accès au données ?

En tant que prestataire technique RézoSocial a accès aux données. RézoSocial et l’ensemble de ses salariés respectent une charte de déontologie qui limite l’accès aux données qu’à des fins de support aux structures, à leur demande.

L’accès au logiciel est-il sécurisé ?

L’accès au logiciel se fait sur un site internet sécurisé : la connexion se fait en https: cela signifie que les données qui transitent entre le serveur et votre ordinateur sont chiffrées. Même si une personne les intercepte, elle ne pourra pas les consulter car elles sont cryptées.

Le site est ensuite protégé par un identifiant et un mot de passe dont chaque utilisateur est garant. Le mot de passe est volontairement complexe : il doit contenir au moins 8 caractères dont une minuscule, une majuscule, un chiffre et un symbole.

Le logiciel doit il être déclaré à la CNIL ?

Oui, la déclaration doit être faite structure par structure. RézoSocial ne peut pas faire la déclaration une fois pour tous, car c’est bien la structure qui s’engage sur les données en désignant un responsable de l’organisme déclarant.

Dans le document de déclaration à la CNIL, il y a un passage sur les aspects techniques : RézoSocial vous fournit les réponses à cette partie.

La déclaration se fait en ligne : il existe deux types de déclaration, la déclaration normale et la demande d’autorisation. La demande d’autorisation est à privilégier car elle inclut des données sensibles comme le N° de sécurité sociale et les appréciations sur les difficultés sociales des personnes.

https://www.declaration.cnil.fr/dec...

Si vous avez déjà déclaré LEA il est préférable de déclarer SIL’ESA car les aspects techniques et de sécurité sont différents.

Est ce que ce logiciel est reconnu par la DIRECCTE ?

La DIRECCTE ne reconnait aucun logiciel, concurrence oblige.

L’établissement des bilans demandés par la DIRECCTE est grandement simplifié par l’utilisation de SIL’ESA.

Application SIL’ESA

Quelles sont les fonctionnalités du logiciel ?

  • suivi du parcours de salariés en insertion (cf détails ci-dessous)
  • gestion des permanents
  • gestion des partenaires sous forme de structures (personnes morales) et de contacts (personnes physiques)
  • gestion des entités sur 3 niveaux : structures, ACI, équipes (cela permet une gestion fine des droits d’accès)
  • gestion des actions collectives (formations, sensibilisations)
  • publipostages : édition automatique de documents .docx (Word ou Libreoffice) à partir des données saisies. Exemple : contrat
  • enregistrement de pièces jointes : scan de l’agrément, scan du contrat, évaluations... et tous documents que vous souhaitez intégrer (pdf, word, excel, libreoffice...)
  • transfert des salariés sur l’extranet IAE (ASP agence de service et de paiement)
  • transfert des suivis mensuels sur l’extranet IAE
  • exploitations statistiques des données sous excel (cf détails ci- dessous).

Pour le suivi des salariés :

  • gestion de la fiche administrative
  • gestion des contrats et des postes
  • gestion des bilans d’entrée et de sortie
  • gestion des bilans intermédiaires, des entretiens et des suivis
  • gestion des périodes à l’extérieur (PMSMP...)
  • gestion des évaluations (CQP en cours de développement. Prévu 2017)
  • gestion de notes
  • affichage d’alertes
  • gestion de freins pour 12 thématiques socio-professionnelles : Logement, Santé, Mobilité, Finance, Famille, Dossier administratif, Justice, Intégration travail, Savoir de base, Formation, Projet professionnel, Recherche d’emploi

Le paramétrage du logiciel a-t-il été réfléchi avec CHANTIER école et des structures adhérentes ?

Oui.

Un groupe de travail constitué de professionnels de structures adhérentes et de permanents de CHANTIER école s’est réuni régulièrement et a défini les écrans et items du logiciel. Le logiciel a ensuite été testé par un groupe de test élargi.

Quels sont les pré-requis techniques pour accéder au logiciel ?

Vous devez posséder :

  • un ordinateur connecté à Internet
  • un navigateur Mozilla Firefox ou Google Chrome de version récente (Internet Explorer et Edge ne sont pas supportés)

Pour l’exploitation statistiques vous devez avoir Windows 7 ou supérieur. Si vous n’êtes pas sous Windows des solutions existent. Contactez le support.

Sur la ligne Internet utilisée, les ports 433 et tcp/3389 doivent être autorisés en sortie, ce qui est le cas dans la grande majorité des structures.

Peut-on importer les données de LEA ? A quel coût ?

Oui, nous récupérons dans notre logiciel les données de LEA. Les données générales que vous n’avez pas personnalisées sont automatiquement récupérables.

Les listes déroulantes que vous avez personnalisées feront l’objet de conversion.

Cette reprise de données est incluse dans le coût de mise en place.

Peut-on importer les données d’autres logiciels ? ou de feuilles Excel ?

A priori oui, chaque cas particulier est à étudier. Cette récupération est payante sur devis.

Nous pouvons également vous fournir un modèle fixe de fichier Excel que vous pouvez renseigner et que nous importons directement. Cette option est gratuite.

Combien de temps la reprise de données prend-elle ?

La reprise de données s’effectue sur 3 jours, dont 1 jour où vous ne pouvez pas saisir de données.

Nous décidons ensemble du jour de basculement par exemple le 10 janvier :

  • La veille (le 9 janvier), vos utilisateurs arrêtent d’utiliser Léa et nous envoient leur fichier de données Léa.
  • Le jour de basculement (10 janvier) nous procédons à l’importation. Vos utilisateurs ne travaillent plus sur Léa, ni sur SIL’ESA.
  • Le lendemain (le 11 janvier) vos utilisateurs travaillent exclusivement sur SIL’ESA.

Peut-on travailler en simultané à plusieurs sur le logiciel ?

Oui vous pouvez vous connecter à plusieurs en même temps.

Peut ont faire des statistiques ?

Un serveur distant avec le logiciel Excel est spécialement mis en place pour l’exploitation des statistiques.

Il est en lien direct avec vos données et vous permet de faire tous les calculs, graphiques, tableaux, tableaux croisés dynamiques que vous voulez.

Vous n’avez pas besoin de posséder Excel pour l’utiliser.

Les fichiers générés sont récupérables sur votre ordinateur pour les stocker, les imprimer, les échanger par mail...

Puis-je accéder aux statistiques depuis mon propre Excel ? ou Libreoffice Calc ?

Vous pouvez récupérer les fichiers Excel du serveur et les ouvrir dans votre propre Excel ou tout autre logiciel compatible comme libreoffice Calc. Cependant il contiendra alors les données à un instant T. Vous ne pourrez pas les actualiser. Si vous souhaitez les actualiser il faudra reprendre les données depuis le serveur.

Cette contrainte est due à la sécurité des données : en effet pour ne pas faire transiter les données en clair sur internet entre le serveur et votre Excel il faudrait installer une connexion sécurisée. Il est difficile d’installer ce genre de connexions chez tous les utilisateurs de SIL’ESA, dans des environnements différents. Nous avons donc installé cette sécurité sur nos serveurs, c’est pourquoi vous devez utiliser nos serveurs pour vous connecter.

Puis je accéder aux statistiques sur un poste Mac ou Linux ?

Des solutions existent. Contactez le support.

Peut-on transmettre les PMSMP à l’extranet IAE ?

Les PMSMP sont transmises sous forme de fichier PDF sur l’extranet IAE.

SIL’ESA ne sait pas générer ou compléter de PDF, mais seulement du format .docx

Il n’est donc pas possible de générer et transmettre les PMSMP : cependant le document PDF à remplir est téléchargeable dans SIL’ESA.

La PMSMP peut-elle être générée en Word puis enregistrée en PDF ?

La mise en page du PDF des PMSMP est tellement complexe qu’il n’est pas possible aujourd’hui de les générer en Word.

Peut on renseigner les bilans FSE ?

Il existe un site https://ma-demarche-fse.fr sur lequel vous renseignez des données.

Ce site n’a pas encore mis en place de passerelle automatique. Il n’est donc pas possible de faire de transfert de données.

Cependant l’outil statistique de SIL’ESA vous permet de calculer certaines données utiles pour ce site.

Qu’elles sont les parties personnalisables par la structure ?

  • choix des comptes utilisateurs et des profils associés : chaque structure définit les comptes utilisateurs dont elle a besoin et le profil associé à ces comptes
  • personnalisation des publipostages : l’application contient des publipostages "modèles". Ils peuvent être changé par les modèles propres à la structure. Pour cela nous indiquons la liste des variables à intégrer dans chaque publipostage en remplacement des zones à modifier (par exemple dans le contrat : Nom du salarié, dates de contrat, salaire etc...)
  • champs libres de mots clés : certaines zones de saisies sont laissées libre aux structures afin d’y saisir leurs propres mots clés qui pourront servir de filtres statistiques.
  • statistiques : RézoSocial fournit des modèles types de fichier Excel pour l’exploitation statistiques. Cependant les structures sont libres de les étoffer ou de les créer entièrement à partir des tableaux bruts de données.

Le logiciel permet-il la gestion des candidats ?

Oui, le bénéficiaire peut avoir 3 statuts : Candidat / Stagiaire / Salarié.

Peut on imprimer les données ?

Oui, selon ce que l’on souhaite imprimer il y a plusieurs méthodes :

  • impression de la page web
  • impression via des publipostages .docx (word ou libreoffice Writer)
  • export tableur via un requéteur paramétrable
  • export tableur via l’outil statistique

Les données disparaissent elles au bout d’un certains temps ?

Non, vous êtes maître de l’archivage et des suppressions. Vous disposez de boutons "supprimer" et "archiver" qui permettent de supprimer ou archiver des fiches.

Les fiches supprimées passent par une corbeille que vous pouvez vider.

Les fiches archivées passent dans un dossier spécifique où vous pouvez les restaurer.

Quelles sont les fonctionnalités à venir ?

  • Gestion des CQP
  • Approfondissement de la gestion des formations (OF ESA)
  • Gestion des heures : travaillées, formation, accompagnement, congés, absences,...

Comment accède t’on à l’application ?

L’application est un extranet : vous y accédez par une adresse Internet qui vous est propre. Ensuite un identifiant / mot de passe vous est demandé. (voir ci-dessus sécurité).

Faut il installer quelque chose sur les postes pour accéder à SIL’ESA ?

Il suffit d’installer Mozilla Firefox (https://www.mozilla.org/fr/firefox/new/) ou Google Chrome (https://www.google.fr/chrome/browse...) pour pouvoir accéder à l’application.

SIL’ESA n’est pas compatible avec Microsoft Internet Explorer / Edge.

Il faut être relié à Internet.

Que se passe-t-il si la connexion internet est coupée ?

Le logiciel n’est pas accessible sans connexion Internet.

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